Gli ITS Academy (Istituti Tecnici Superiori) sono scuole ad alta specializzazione tecnologica e si pongono come valida alternativa all’università per i giovani diplomati. Benché la loro presenza, almeno in Italia, così come il numero di studenti iscritti annuali non sia ancora così imponente rispetto ai percorsi di studio classici, risulta già oggi evidente che gli ITS Academy saranno sempre più importanti e accoglieranno sempre più studenti nel prossimo futuro.
Per le aree e i percorsi formativi che offrono, tipicamente a forte connotazione tecnologica (biotecnologie, efficienza energetica, meccatronica, digitale, marketing, turismo ecc.) nonché per lo stretto contatto con le aziende partner, gli ITS Academy possono vantare una formazione fortemente verticalizzata e specializzata nonché dei tassi di assunzione dei propri studenti molto alti.
Posto che ogni ITS potrà erogare diversi percorsi di studio nonché avere modalità organizzative e didattiche anche molto differenti, risulta comunque evidente la necessità di dotarsi di un sistema a supporto di tutto il ciclo di vita formativo dello studente, dalla domanda di ammissione fino al monitoraggio successivo al tirocinio, passando per la gestione delle lezioni in aula ed al rapporto con le aziende partner.
In questo contesto di forte sviluppo, BluCloud ha voluto estendere e verticalizzare le aree di intervento e le funzionalità di ScuolaSemplice, al fine di configurarsi come strumento software integrato di gestione a 360 gradi per un ITS Academy.
Domande di ammissione, colloqui e graduatorie
Nel caso in cui le iscrizioni all’ITS Academy siano a numero chiuso o dove comunque vi sia un bando di regolamentazione (ad esempio valutazione dei titoli esistenti), l’accesso degli studenti avviene con la candidatura effettuata tramite domanda di ammissione.
Domanda che potrà essere inviata tramite i form di candidatura e iscrizioni messi a disposizione dal sistema.
I form di candidatura potranno essere personalizzati completamente dall’ITS Academy, sia inserendovi i campi utili alla generazione della domanda di ammissione, sia a livello di layout, individuando ad esempio le sezioni, l’incolonnamento, il riepilogo della candidatura, testi e colori.
Il form potrà così essere pubblicato anche in una pagina del sito web istituzionale dell’ITS Academy e rappresenterà così l’unico punto di accesso dei candidati nel sistema; verrà creato l’account candidato che, in caso di ammissione, resterà l’unico account in piattaforma che accompagnerà lo studente in tutto il suo percorso formativo in ITS. Vedremo tra poco come l’account studente, specie nella versione APP mobile, sarà uno strumento molto comodo e moderno per consultare le proprie informazioni, corsi, lezioni, presenze, tirocinio e così via.
Non solo, nel caso il bando di ammissione preveda determinate regole per la valutazione del candidato, nonché una politica di preferenze delle varie aree e percorsi formativi, il form di iscrizione potrà essere di conseguenza strutturato affinché, da una parte, l’utente candidato possa inserire tutti i dati richiesti ed indicare le proprie preferenze, dall’altra, il sistema potrà acquisire le informazioni anagrafiche e dei titoli per la successiva creazione della graduatoria.
L’ITS avrà quindi sempre a disposizione un pannello per la consultazione delle domande di ammissione recepite, ed in caso anche le informazioni delle preferenze e del punteggio ottenuto, calcolato automaticamente dai titoli indicati dal candidato.
Ma sempre in questa fase l’ITS potrebbe decidere di assegnare un ulteriore punteggio anche tramite un colloquio orale con il candidato. Anche qui, ScuolaSemplice potrà supportare tutta la fase di creazione date e orari dei colloqui, associazione dei candidati, reminder ai candidati dei colloqui, ed inserimento a sistema della valutazione del colloquio, che si aggiunge quindi a quella dei titoli ricavata automaticamente dal sistema.
Man mano che i colloqui verranno fatti, il sistema avrà a disposizione tutti i dati per generare automaticamente la graduatoria, in base quindi alle preferenze, il punteggio dei titoli, la valutazione derivata dal colloqui.
Il sistema mostrerà quindi i candidati idonei e non idonei e le graduatorie potranno essere stampate per essere esposte pubblicamente.
Oltre alla graduatoria, il sistema potrà generare altri report personalizzabili, come ad esempio il report con il numero di candidati ad ogni corso e verbali dei colloqui.
Le classi e la gestione del primo anno
Dopo che la graduatoria viene generata, si potranno formare le classi relative ai vari percorsi attivi. Gli studenti frequenteranno quindi il primo anno del biennio in aula.
Per questa fase ScuolaSemplice, già in utilizzo in centinaia di realtà come centri di formazione, accademie e scuole di specializzazione, fornirà all’ITS Academy una serie di strumenti volti a dare il supporto completo alle segreterie, sia in ambito organizzativo che didattico.
Calendario delle lezioni:
per calendarizzare le lezioni nelle aule, con docenti e materie, in modalità sia flessibile che automatizzata e tenendo conto di sovrapposizioni, disponibilità dei docenti, giorni di chiusura.
Dopo che il corso sarà programmato, la segreteria potrà operare direttamente da calendario generale per eventi estemporanei, come lezioni annullate, spostate, sostituzioni di docenti: ogni evento potrà essere notificato in modo automatico alle persone coinvolte, tramite mail, sms e notifica push interna all’App.
Gestione delle presenze:
le presenze potranno essere prese sia tramite App del docente oppure tramite lettura del QR code assegnato all’utente. Il sistema terrà così traccia delle presenze di ogni studente, indicherà al responsabile didattico il tasso percentuale di presenza, avvisando in caso di anomalie o superamento di alcune soglie pre impostabili.
APP dello studente:
tramite l’App, disponibile per iOS e Android, ogni studente potrà accedere alle informazioni del proprio corso, l’agenda delle lezioni, le presenze, ricevere notifiche push di vario tipo.
Il secondo anno: gestione del tirocinio
Il secondo anno del biennio è tipicamente caratterizzato dal tirocinio degli studenti presso le aziende partner ospitanti. In questo contesto, vi sono almeno tre temi rilevanti: il “placement” degli studenti nelle aziende, la gestione operativa del tirocinio, il monitoraggio post tirocinio.
Il primo aspetto, l’assegnazione degli studenti alle aziende, viene assolto nel sistema da un pannello ad hoc, che consentirà all’ITS di vedere lo stato di ogni studente in modo da seguirne l’evoluzione fino all’assegnazione ad un’azienda. Il pannello mostra l’elenco delle aziende a cui lo studente è stato presentato e da cui viene colloquiato, le eventuali aziende che non hanno accettato il candidato, le informazioni sulla definitiva assegnazione dello studente all’azienda.
Quando il tirocinio inizia, il primo aspetto da gestire è il foglio presenze giornaliero. In questo ambito, ScuolaSemplice ne consente la completa digitalizzazione, tramite l’App per dispositivi mobili con cui lo studente avrà modo di inserire quotidianamente l’orario di ingresso e di uscita, affinché il sistema calcoli le ore effettive di tirocinio giornaliere.
Dal punto di vista del coordinamento didattico, invece, il sistema mette a disposizione un pannello di monitoraggio attivo di ogni posizione di tirocinio, dove poter verificare le registrazioni giornaliere degli allievi con la possibilità di modificarli, nonché vedere informazioni aggregate come il totale ore registrate e la percentuale di avanzamento del tirocinio.
Non di meno, possono essere configurate delle notifiche automatiche alla segreteria in funzione dello stato del tirocinio (ad esempio, una notifica che avvisa riguardo le ore residue di un tirocinio in base ad una soglia).
Un altro aspetto di rilievo, che tipicamente può assorbire molto tempo alla segreteria ed alle altre persone coinvolte, è la generazione e firma dei documenti e report relativi a tutto il flusso del tirocinio, come ad esempio le convenzioni con le aziende esterne, i moduli settimanali o mensili, il modulo di fine tirocinio. Tipicamente, infatti, questi documenti sono compilati a mano dalle segreterie e poi inviati via email ai destinatari, lo studente e il referente dell’azienda ospitante, i quali dovranno firmarli e reinviarli.
Ed è proprio qui che ScuolaSemplice adotta una delle soluzioni più evolute, ossia il combinato tra la generazione dei moduli automatizzata e auto compilata e la firma elettronica certificata.
Così facendo, tutti i documenti e report saranno generati in automatico dal sistema e saranno inviati, sempre in automatico, ai destinatari, che potranno firmare tramite la firma elettronica certificata (codice otp), con valore legale e senza quindi stampare o scansionare alcun documento.
I moduli firmati saranno così recuperati ed archiviati a sistema.
Un’ultima importante parte è quella relativa all’esito ed alle statistiche post tirocinio. Tramite un pannello dedicato, l’ITS potrà inserire l’esito finale del tirocinio così come ulteriori dati riguardo lo stato occupazionale dello studente. Il pannello, oltre che per seguire le singole persone per un certo periodo dopo il tirocinio, consentirà ad ITS Academy di estrarre preziose informazioni riguardo lo stato occupazionale in genere, in funzione delle annualità, delle aree formative e di qualsiasi altro parametro.